{"id":1243,"date":"2020-10-22T12:29:44","date_gmt":"2020-10-22T12:29:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.interacta.space\/?post_type=blog&p=1243"},"modified":"2022-04-07T15:32:31","modified_gmt":"2022-04-07T15:32:31","slug":"shadow-it","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/old.interacta.space\/es\/shadow-it\/","title":{"rendered":"Shadow IT: cos’\u00e8 e cosa fare per evitarlo"},"content":{"rendered":"

Cos\u2019\u00e8 lo Shadow IT<\/h1>\n

Lo <\/span>Shadow IT<\/b> \u00e8 l\u2019utilizzo di sistemi e soluzioni IT da parte delle persone <\/span>senza l\u2019approvazione diretta dei responsabili IT<\/b> dell\u2019azienda. Questo fenomeno porta alla <\/span>dispersione<\/b> di un\u2019innumerevole quantit\u00e0 di dati e informazioni importantissime per le aziende, nonch\u00e9 problemi per la sicurezza derivanti da soluzioni informatiche <\/span>non autorizzate<\/b>.\u00a0<\/span><\/p>\n

Se, ad esempio, un utente archivia file utili su un dispositivo o un sistema in cloud <\/span>non forniti dall\u2019organizzazione<\/b>, nel momento in cui quel file servir\u00e0 ad altri in futuro o l\u2019utente non sar\u00e0 pi\u00f9 un dipendente, l\u2019azienda avr\u00e0 perso quella determinata informazione.\u00a0<\/span><\/p>\n

Andiamo a vedere nel dettaglio quali sono i <\/span>problemi principali legati allo shadow IT<\/b> e quali potrebbero essere le soluzioni.<\/span><\/p>\n

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Quali sono i problemi dello Shadow IT<\/b><\/h2>\n

I problemi legati allo Shadow IT sono davvero molteplici, ma possiamo riassumere tutti i rischi associati all\u2019efficienza dell\u2019organizzazione aziendale e all\u2019esperienza utente in tre macro-categorie: <\/span>sicurezza<\/b>, <\/span>comunicazione<\/b>, <\/span>recupero di<\/b> informazioni<\/b>.<\/span><\/p>\n

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Comunicazione confusa e problemi di allineamento<\/b><\/h3>\n

In molte aziende uno dei problemi pi\u00f9 comuni \u00e8 lasciare che i dipendenti comunichino fra di loro utilizzando <\/span>strumenti e piattaforme diverse<\/b> da quella riconosciuta dall\u2019azienda stessa. Dalle varie <\/span>app di messaggistica istantanea<\/b>, come <\/span>Whatsapp<\/b> <\/a>o <\/span>Telegram<\/b>, passando per <\/span>mail non ufficiali<\/b> o <\/span>social networks<\/b>, ogni giorno avvengono centinaia di scambi di informazioni tra colleghi che si perdono, creando confusione e <\/span>problemi di allineamento<\/b>.\u00a0<\/span><\/p>\n

Se in un team di venti persone, ognuno di loro utilizza uno strumento diverso per comunicare con gli altri (con alcuni chatta attraverso un gruppo Whatsapp, con altri utilizza Messenger, o per le videochiamate utilizza strumenti di videoconferenza privati), si creano problemi di allineamento fra tutti i membri del team, nonostante quel determinato strumento possa sembrare inizialmente<\/span> un modo per velocizzare le operazioni<\/b>.<\/span><\/p>\n

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Difficolt\u00e0 nel reperire le informazioni<\/b><\/h3>\n

Oltre alla confusione nella comunicazione, lo Shadow IT provoca – di conseguenza – anche un\u2019<\/span>enorme difficolt\u00e0 nel reperire informazioni e dati<\/b> come documenti, immagini, video o tabelle.\u00a0<\/span><\/p>\n

A lungo andare questo fenomeno impatta sull\u2019<\/span>esperienza di lavoro degli utenti<\/b>, causando <\/span>perdite di tempo<\/b> continue per recuperare degli allegati nelle varie chat dislocate o per fornire del materiale, ad esempio, ad un nuovo assunto. Col passare degli anni, infatti, il materiale grafico ufficiale inviato in qualche chat da un professionista col quale l\u2019azienda non collabora pi\u00f9, oppure il video tutorial registrato per aiutare un nuovo assunto a eseguire un certo tipo di operazione, o ancora il template per l\u2019organizzazione dei turni, diventano <\/span>irrecuperabili<\/b>, costringendo le aziende a perdite di tempo e costi per creare o acquistare quel materiale nuovamente.<\/span><\/p>\n

Tutto ci\u00f2 accade, spesso, a causa della mancanza di <\/span>un unico strumento<\/b> sul quale eseguire tutte le operazioni di condivisione e archiviazione e rendere le informazioni accessibili a tutti <\/span>in maniera chiara e ben categorizzata<\/b>.<\/span><\/p>\n

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Un rischio per la sicurezza<\/b><\/h3>\n

Altro problema legato allo Shadow IT riguarda la <\/span>sicurezza<\/b>. Il vantaggio di avere uno strumento aziendale sta soprattutto nella possibilit\u00e0 di poter<\/span> controllare centralmente le informazioni aziendali<\/b>, evitando rischi associati alla loro perdita a causa, ad esempio, di un <\/span>dispositivo smarrito o rubato<\/b> o di un <\/span>dipendente che ha cambiato lavoro<\/b>.\u00a0<\/span><\/p>\n

I dati di molte organizzazioni, infatti, necessitano di rimanere riservati ed \u00e8 dunque per loro un dovere quello di aumentare la sicurezza e prevenire fenomeni di Shadow IT, fornendo <\/span>strumenti<\/b>, <\/span>formazione <\/b>e<\/span> verifiche continue<\/b> ai propri dipendenti.<\/span><\/p>\n

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La soluzione per contrastare lo Shadow IT<\/b><\/h2>\n

Lo Shadow IT \u00e8 un problema creato dalla presenza di strumenti non conformi alle policy aziendali, ma soprattutto dall\u2019utilizzo di applicativi aziendali<\/span> non adatti alle esigenze delle persone<\/b>. I motivi sono diversi: spesso si tratta di strumenti <\/span>lenti e<\/b> complessi<\/b> o il cui utilizzo \u00e8 legato alla presenza fisica in un determinato luogo, dunque <\/span>non predisposti allo smart working<\/b> e a lavori in <\/span>sedi molto grandi o dislocate<\/b>.\u00a0<\/span><\/p>\n

La soluzione per contrastare lo Shadow IT \u00e8 <\/span>fornire ai propri dipendenti i<\/b> migliori strumenti<\/b> necessari al lavoro da svolgere<\/b>, in modo tale che non debbano cercarli autonomamente. Fornire <\/span>strumenti utili<\/b> ad ogni necessit\u00e0, per\u00f2, non basta: occorre far capire alle persone l\u2019importanza degli strumenti aziendali e i benefici che hanno per il proprio lavoro.\u00a0<\/span><\/p>\n

Sul mercato esistono numerosi strumenti per migliorare il lavoro e la collaborazione delle persone, che per\u00f2 presentano un limite: non permettono di <\/span>gestire e strutturare i processi aziendali. <\/b>In tal senso, <\/span>Interacta <\/b>– la soluzione per rendere naturali le interazioni tra le persone ideata da <\/span>Injenia <\/b>– \u00e8 la piattaforma ideale per progettare l’esecuzione dei processi e dei workflow.\u00a0<\/span><\/p>\n

Unendo gestione dei processi e interazione naturale, Interacta contribuisce a <\/span>prevenire il fenomeno dello Shadow IT<\/b>, garantendo la <\/span>sicurezza dei dati<\/b>, una <\/span>semplice reperibilit\u00e0 delle informazioni <\/b>e una <\/span>comunicazione immediata <\/b>tra le persone. Vantaggi, dunque, in termini di <\/span>efficienza<\/b>, <\/span>semplificazione <\/b>e <\/span>razionalizzazione <\/b>dei processi.<\/span><\/p>\n

La <\/span>protezione delle informazioni aziendali<\/b> e la <\/span>gestione centralizzata di processi, <\/b>garantite da Interacta<\/span>, <\/b>sono aspetti da non sottovalutare. Per questo motivo <\/span>le aziende devono intervenire<\/b> e non lasciare che fenomeni come lo Shadow IT creino confusione tra il personale, nonch\u00e9 ingenti perdite di tempo e costi.<\/span><\/p>\n

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